Política de Privacidad de los Datos

Ultima actialización: viernes, 20 de octubre de 2023

Objetivo

Garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar los datos que se hayan recogido sobre ellas, en las bases de datos, archivos, sitios web, dominios tales como www.colduty.com u otros que ZYGNEX S.A.S, haya recopilado.

Está política, ha sido elaborada con el fin de acogernos bajo los parámetros de autorregulación al proceso integral para todas las interacciones que tengamos en el sitio web www.colduty.com, respecto al tratamiento de datos personales. Donde, se respeten todos los derechos y garantías, en cuanto a la privacidad de los titulares sobre los datos personales que tratamos.

Aplicabilidad

Zygnex S.A.S es una empresa Colombia de Tecnología de desarrollo de software de última tecnología, que a través de www.colduty.com software para la declaración de renta de personas jurídicas del sector real, recopila informacion personal y comercial.

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados de Zygnex S.A.S. El incumplimiento de las mismas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior, sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o a Zygnex S.A.S. por el incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de datos personales.

Definiciones

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y rodean el derecho de habeas data y protección de datos personales:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Finalidad de la base de datos

Sus datos personales serán incluidos en una base de datos y serán utilizados de manera directa o a través de terceros designados, entre otras, y de manera meramente enunciativa para las siguientes finalidades directas e indirectas relacionadas con el objeto y propósitos de ZYGNEX S.A.S:

Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros servicios y demás actividades relacionadas con las funciones propias de La empresa ZYGNEX S.A.S.

Informar sobre nuevos servicios que estén relacionados con los ofrecidos o que tenga la empresa ZYGNEX S.A.S

Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros contratistas, contratantes, clientes, proveedores, y empleados

Informar sobre cambios de los servicios de la empresa ZYGNEX S.A.S

Evaluar la calidad del servicio, y; Realizar estudios de los servicios y productos ofrecidos por La empresa ZYGNEX S.A.S

Principios Especificos

La empresa ZYGNEX S.A.S aplicarán los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por la empresa ZYGNEX S.A.S Estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de la empresa ZYGNEX S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de la empresa ZYGNEX S.A.S será de medio.
Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por la empresa ZYGNEX S.A.S Será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases o Bancos de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones.

Tratamiento al que serán sometidos los datos personales

Los datos personales de clientes, empleados, ex empleados, que en adelante se recojan o que se encuentren en nuestras bases de datos serán tratados con las siguientes finalidades:

Clientes: Zygnex S.A.S., usará la información que suministre para: 1.Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa facturación(envio de información a terceros como Siigo), pasarela de pagos como PayU. 2. Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución, tele mercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual la empresa posea un vínculo contractual de cualquier índole. 3. Dar a conocer, transferir y/o transmitir los datos personales de los titulares dentro y fuera del país, a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera, para la presentación de los servicios respectivos o en virtud de acuerdos o alianzas comerciales. 4. Realizar a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, programación y prestación de servicio técnico, venta, compra, facturación, gestión de cartera, seguimiento al desempeño del producto, recaudo, inteligencia de negocios, actividades de mercadeo, promoción o publicidad, mejoramiento del servicio, seguimiento al recaudo, verificación, consulta y control, habilitación de medios de pago así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y del objeto social de la empresa. 5. Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.

Empleados, ex empleados: La información recolectada es utilizada para realizar un proceso de análisis, evaluación y selección del personal a laborar en la compañía. En casos específicos, se requerirán los datos familiares, para gestiones ante cajas de compensación y afiliaciones al sistema general de salud. Los datos recogidos de los empleados tienen como finalidad desarrollar las relaciones laborales que existan con éstos; entre ellas, hacerles partícipes de las actividades que se brinde al interior de Zygnex S.A.S En particular las finalidades serán: 1. Evaluar las condiciones de empleabilidad, suficiencia y pertinencia para determinado cargo. 2. Dar cumplimiento de las obligaciones contraídas por la empresa con los empleados titulares de la información, con relación a pago de salarios, prestaciones sociales y demás consagradas en el contrato de trabajo. 3. Informar las modificaciones que se presenten en desarrollo del contrato de trabajo. 4. Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por el empleado.

Consultas

Los titulares, o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, la empresa ZYGNEX S.A.S garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Estas consultas deberán ser enviadas a:

soporte@colduty.com, dentro de la empresa existirá una persona responsable de estos requerimientos y de hacer el respectivo documento. Así mismo de dar instrucción y explicación en caso de una visita de la SIC. (Superintendencia de Industria y Comercio).

Mecanismos de cosulta

Envió de petición escrita en medio electrónico al correo soporte@colduty.com

Envío de petición escrita en medio físico a la dirección: Carrera 21 63a-05

Comunicación Telefónica a la línea 3185480636

Independientemente del medio utilizado para enviar la petición en ejercicio de los derechos aquí contemplados, la petición será atendida conforme los términos establecidos por los procedimientos que se establecen a continuación y en las demás normas que regulen la materia.

Procedimientos

Procedimiento para consulta: La solicitud se radicará ante el área administrativa, a través de los datos de contacto mencionados en el párrafo anterior “Mecanismos de Consulta”, indicando por lo menos, nombre completo del titular de la información y su número de identificación, lugar o dirección física o electrónica a la cual se le dará respuesta. Recibida la solicitud se enviará copia de la autorización, dentro de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la solicitud.

Procedimiento para actualizar información. El titular de los Datos Personales que esté interesado en actualizar la información suministrada y bajo Tratamiento por parte de ZYGNEX S.A.S., o el Encargado del Tratamiento podrá enviar la información actualizada a través de alguno de los canales establecidos para tal fin.

Procedimiento para rectificar y suprimir información y/o revocar autorizaciones. Cuando el titular de la información pretenda rectificar, suprimir y/o revocar autorizaciones para el Tratamiento de Datos Personales presentará una solicitud de acuerdo con lo siguiente:

La solicitud debe ser dirigida a la Administración, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la misma, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de ésta para que subsane las fallas. Transcurridos 30 días hábiles desde la Fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido.
Una vez recibida la solicitud completa, se responderá el correo con el asunto “reclamo en trámite” y el motivo del mismo.
El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Queja ante la autoridad competente

Autorización del Titular

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

Casos en que no se requiere autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Deberes de Zygnex S.A.S en relacion con el tratamiento de los datos personales

ZYGNEX S.A.S tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

Derechos de los titulares de datos personales

En el Tratamiento de Datos Personales por parte de ZYGNEX S.A.S., se respetarán en todo momento, los derechos de los titulares de Datos Personales que son:

Conocer, actualizar y rectificar los datos frente a ZYGNEX S.A.S., o Encargados del Tratamiento de datos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Presentar ante la Autoridad Competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Obligaciones de Zygnex S.A.S

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la ley.
Informar a través de los medios que considere pertinentes los nuevos mecanismos que implementen para que los titulares de la información han efectivos sus derechos.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.